Objetivo del puesto:
El Administrador será responsable de colaborar y asistir a la Gerencia administrativa y financiera en la ejecución de procedimientos administrativos y contables que rigen el funcionamiento interno de la empresa, así como la organización y optimización de sus recursos.
Así como de asegurar el cumplimiento normativo y proporcionar soporte integral en la toma de decisiones a través de una gestión eficiente de la información.
Responsabilidades:
- Generación de facturas electrónicas: Emitir facturas electrónicas (CFDI 4.0), complementos de pago, anticipos, cancelaciones y mantener la relación de facturas actualizada.
- Validación de datos: Verificar y actualizar los datos fiscales de los clientes (RFC, uso de CFDI, régimen fiscal, etc.) para asegurar el cumplimiento fiscal.
- Conciliaciones: Realizar la conciliación de facturas con los pagos recibidos, asegurando la correcta aplicación de los pagos en el sistema.
- Coordinación con contabilidad externa: Apoyar en la coordinación con el despacho de contabilidad externo, generando el archivo general de contabilidad "BI", enviando la documentación requerida mensual a las contadoras y asistiendo necesidades para los cierres contables.
- Gestión ERP (SAI): Gestionar el alta, actualización y control de clientes en el sistema, manteniendo la base de datos, contactos y todo lo referente a su administración y control de información.
- Remisiones de Salida: Generar y controlar las remisiones de salida de productos o servicios, asegurando que coincidan con los pedidos y entregas.
- Pagos y relación de CXP: Asegurar la correcta relación de los CFDIs de cuentas por pagar "CXP", manteniendo la correcta ejecución y precisión en la información así cómo gestionar la carga y programación de pagos a proveedores, utilizando plataformas como Banorte y Monex para realizar los pagos de manera puntual.
- Elaboración y validación de comisiones: Calcular y validar las comisiones de los asesores comerciales, basadas en la cobranza y cumplimiento de metas establecidas.
- Dispersión de nómina: Administrar la dispersión de nómina, cargando y aplicando los pagos a empleados a través de las plataformas bancarias correspondientes.
- Compras de insumos de oficina: Realizar las compras de insumos y materiales de oficina, como papelería y productos de limpieza, asegurando la disponibilidad continua de recursos.
- Administración de servicios de oficina: Gestionar el mantenimiento general de la oficina, incluyendo la administración de servicios fijos (CFE, Internet, telefonía, servicios municipales, etc.).
- Mantenimiento y administración de flotilla de autos: Administrar la flotilla de vehículos de la empresa, gestionando seguros, mantenimientos, combustibles, verificaciones, etc.
- Seguimiento de CXC: Realizar el seguimiento semanal de la relación de pagos y el envío de cobranza a los vendedores, asegurando el cumplimiento de condiciones de venta.
- Gestión de recibos de nómina: Enviar vía correo electrónico los recibos de nómina a los empleados, asegurando que reciban el acuse de recibo correspondiente.
- Comedor: Administración del comedor en general, insumos y calendario de comidas semanal.
- Generación y gestión de reportes administrativos: Gestionar o generar reportes varios, según sea la necesidad.
- Atención administrativa a clientes y proveedores: Brindar atención y seguimiento administrativo a clientes y proveedores, asegurando la resolución eficiente de cualquier asunto o consulta.
Requerimientos:
- Licenciatura en administración o afín.
- Mínimo 3 a 5 años de experiencia en un rol similar.
- Conocimientos contables básicos
- Conocimiento en facturación avanzado
- Experiencia en dispersión de nómina
- Uso intermedio-avanzado de Microsoft Office.
- Uso de Excel intermedio
- Conocimiento intermedio de SAI ERP o similar.
- Nivel intermedio de inglés (deseable)
- Planificación, productividad, priorización y gestión de tiempos.
- Comunicación y escucha efectiva.
- Habilidad numérica y analítica.
- Proactividad.
- Trabajo bajo presión (resolución de conflictos, etc.)
- Empatía e inteligencia emocional.
- Excelente ortografía y gramática.
- Trabajo en equipo, organización, honestidad.
- Atención al detalle, organización y enfoque en procesos.
Beneficios
Horario: Lunes a Viernes de 9 am a 6 pm
Modalidad: Tiempo Completo, 100% nominal, Presencial
Sueldo: $18,000 a $20,000 MXN netos mensuales
Prestaciones de ley
Seguro social
Vacaciones conforme la ley
Prima vacacional 25%
Aguinaldo 15 días
Pago de PTU
Licencia de maternidad y paternidad
Apoyo de alimentos
Celebra tu cumpleaños
Anticipo de nómina
Apoyo en sesión psicologica en oficina (50% del costo)
Viernes de Balance
Bono de Puntualidad
Bono de Asistencia
Capacitación y mejora constante
Acerca de la compañía:
Somos una empresa 100% mexicana con más de 10 años de experiencia en el mercado. Nuestro compromiso y enfoque nos han convertido en una de las opciones más confiables para las clínicas de fertilización in vitro (FIV) en México.
Apoyamos a las Clínicas de Reproducción Asistida y Terapia Celular con todo lo que necesitan: desde equipos médicos de última generación hasta los insumos esenciales para su día a día. También ofrecemos un servicio técnico especializado que abarca desde asesoría hasta instalación y mantenimiento de equipos. Así somos parte del trabajo de quienes hacen posible el inicio de nuevas historias
Ubicación: Calle Alejandro #3152, Col. Vallarta San Jorge, Guadalajara, Jalisco